Daňová evidence je pro většinu začínajících živnostníků první setkání s podnikatelskou administrativou. Je jednodušší než podvojné účetnictví, ale má svá pravidla a limity. Co přesně daňová evidence obnáší, kdo ji může vést a co do ní musíte zaznamenat?
Co je daňová evidence?
Daňová evidence je způsob sledování příjmů a výdajů fyzické osoby za účelem správného stanovení základu daně z příjmů. Upravuje ji § 7b zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů.
Do roku 2004 se tento systém nazýval jednoduché účetnictví. Tehdy ho upravoval zákon o účetnictví. Novelou zákona bylo jednoduché účetnictví pro podnikatele zrušeno a nahrazeno daňovou evidencí, která spadá výhradně pod zákon o daních z příjmů — a není tedy formálně účetnictvím vůbec.
Tento zdánlivě technický detail má praktický dopad: daňová evidence nemusí splňovat standardy účetnictví, stačí, aby věrně zachycovala příjmy a výdaje pro daňové účely.
Kdo může vést daňovou evidenci?
Daňovou evidenci mohou vést výhradně fyzické osoby — podnikatelé (OSVČ), kteří splňují všechny tři podmínky:
- Nejsou zapsáni v obchodním rejstříku — jakmile se OSVČ dobrovolně zapíše do OR, musí přejít na podvojné účetnictví
- Jejich obrat v předcházejícím roce nepřesáhl 25 milionů Kč — při překročení limitu je přechod na podvojné účetnictví povinný
- Nejsou právnickou osobou — s.r.o., a.s., družstvo a spolky vedou podvojné účetnictví vždy, bez výjimky
Pokud splňujete všechny tři podmínky, daňová evidence je vaší zákonnou možností. Přejít dobrovolně na podvojné účetnictví samozřejmě můžete kdykoliv.
Co se v daňové evidenci eviduje?
Daňová evidence stojí na jednoduchém principu: zaznamenáváte, co reálně přišlo a co odešlo. Jde o tzv. příjmově-výdajový princip (na rozdíl od výnosově-nákladového principu podvojného účetnictví).
Zákon ukládá vést tyto záznamy:
1. Peněžní deník
Chronologický přehled všech příjmů a výdajů — v hotovosti i na bankovním účtu. Každý záznam musí být doložen dokladem (faktura, příjmový pokladní doklad, bankovní výpis).
Příjmy se dělí na daňové (ovlivňují základ daně) a nedaňové (např. přijaté půjčky). Stejně se dělí výdaje.
2. Evidence pohledávek a závazků
Přehled toho, co vám dluží odběratelé (pohledávky) a co dlužíte vy dodavatelům (závazky). Tato evidence je důležitá zejména při uzavírání roku — pohledávky a závazky se sice do základu daně nepromítají přímo, ale musíte je mít podložené.
3. Evidence hmotného majetku
Přehled věcí, které používáte v podnikání a jejichž pořizovací cena přesáhla 80 000 Kč (od roku 2021). Tyto věci nelze odepsat najednou — evidujete je a odpisujete postupně.
4. Evidence zásob (pokud je vedete)
Pokud nakupujete a prodáváte zboží nebo materiál, musíte vést evidenci stavu zásob.
5. Mzdová evidence (pokud zaměstnáváte)
Při zaměstnávání pracovníků je nutná evidence mezd, odvodů a pracovních smluv.
Jak se zjistí základ daně?
Na konci roku je výpočet přímočarý:
Základ daně = daňové příjmy − daňové výdaje
Od základu daně pak odečtete nezdanitelné části (odpočty na pojistné, penzijní připojištění, úroky z hypotéky apod.) a slevy na dani (sleva na poplatníka, sleva na manžela/ku, daňové zvýhodnění na děti).
Alternativy k daňové evidenci
Ne každý musí skutečně evidovat výdaje. Zákon nabízí dvě zjednodušené alternativy:
Paušální výdaje — místo skutečných výdajů uplatníte zákonem stanovené procento z příjmů (40–80 % podle oboru). Vedete jen evidenci příjmů a pohledávek. Výhodné, pokud máte nízké skutečné výdaje.
Paušální daň — pro OSVČ s obratem do 2 milionů Kč ročně. Platíte jeden měsíční paušál (zahrnuje zálohu na daň, sociální i zdravotní pojistné) a daňové přiznání nepodáváte vůbec. Evidenci výdajů nevedete.
Kdy musíte přejít na podvojné účetnictví?
Přechod je povinný, pokud:
- Váš obrat přesáhl 25 milionů Kč v předcházejícím roce
- Zapíšete se do obchodního rejstříku
- Změníte právní formu na s.r.o. nebo a.s.
Přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví není administrativně jednoduchý — je nutné sestavit zahajovací rozvahu, správně převést pohledávky, závazky a zásoby a vypořádat daňové dopady přechodného období. Pokud přechod plánujete, připravte se s předstihem.
Jak začít s daňovou evidencí ve Veditu?
Vedito vás daňovou evidencí provede bez nutnosti znát účetní teorii. Po založení organizace jako OSVČ — daňová evidence — máte okamžitě k dispozici:
- Peněžní deník s automatickým importem z bankovního výpisu
- Evidenci pohledávek — faktury vystavené i přijaté
- Přehled závazků a platební stav každé faktury
- Evidenci majetku s automatickým výpočtem odpisů
Na konci roku aplikace připraví podklady pro daňové přiznání — přehled příjmů a výdajů rozdělených podle daňové uznatelnosti.